労働人口が減少している日本では各業界で人材不足が進んでおり、今後ますます人材の確保が難しくなると予想されます。採用する企業側にとっても募集要項の決定、求人広告代理店との打ち合わせ、応募者対応など煩雑な作業が発生してしまいます。
そんな採用担当者の負担を軽減するサービスが「採用管理システム(ATS)」です。
今回の記事では採用管理システムの特徴、メリットやデメリットについて解説していきます。
採用管理システムとは
採用管理システム(ATS ＝ Applicant Tracking System )とは、企業の採用に関する業務を一元的に管理できるシステムです。企業の採用活動は、求人サイトや求人情報誌への掲載、応募者への対応、面接、入社に向けた案内など、多大な時間・労力がかかっており採用担当者の負担が多くなってしまいます。その業務をまとめて管理しようと誕生したのが「採用管理システム」になります。現在、多くの人材系企業で採用管理システムを運営しており、そのほとんどで以下の機能を備えています。
・採用サイトの作成
・求人原稿の作成
・求人媒体、求人検索エンジンとの連携
・応募者情報の管理
・選考過程の管理
このような機能で採用担当者の負担を軽減することができます。
メリット
１．採用業務の効率化
採用管理システムでは求人原稿の作成、応募者情報の管理、選考過程の管理をまとめて管理することができるので業務効率を大幅に向上させられます。
システム上で応募者の情報や選考状況を確認できるので、社内での情報共有がスムーズになります。情報共有することで応募者への連絡漏れも防げるので、無駄のない採用活動が可能になります。
さらに応募者情報を一元化することで、「どの媒体からの応募が多かったか」「どの原稿からの応募が多かったか」を分析して次回の採用にデータとして生かすこともできます。
２．採用コスト削減
求人サイトや求人情報誌への掲載、就活イベントの企画、人材派遣会社からの紹介など多かれ少なかれ時間や費用が発生します。
採用管理システムでは自社の採用サイトを作成できるので、求人広告費を抑えられます。システムによっては求人媒体や求人検索エンジンと連携できるので、費用を抑えながら広く掲載できます。
デメリット
１．ランニングコストが発生する
採用管理システムは基本的にクラウド上で展開されているため、月単位や年単位の定額制の利用料金が発生します。短期間掲載する求人広告とはこの部分が大きく異なるため、自社の募集経費を見直しコストパフォーマンスに見合うものを選ぶことが重要です。
また、システムによって連携される求人媒体や求人検索エンジンの数や付随されている機能や出稿できる原稿数によって料金も変動するため、比較して検討する必要があります。
２．機能を使いこなすため操作に慣れる必要がある
特に求人広告の応募管理とは異なり、システム内の機能で応募者との連絡から面接日程の設定、SNS連携などが搭載されているものがあります。
せっかく便利な機能があっても使いこなせられなければ、応募者への対応が遅れてしまったり採用担当者の業務に負荷がかかってしまうため、事前に操作感のチェックや長期的な運用に対するフォロー体制を確認しましょう。
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また、システム内で作成した原稿は、インディードを含む複数の求人検索エンジンとFACEBOOKに掲載されます。
そのため、パート・アルバイトのみならず中途採用まであらゆる業種の企業様にご活用いただいております。